李逍遥

如何专业地向你的领导做汇报?

李逍遥 职场攻略 2018-01-08

本文作者:@ 彭小六,来源:简书,感谢授权小灶发布。

全文共1958字,预计阅读需要5分钟。

今天下午刚好有一个汇报会议,我要向我的领导汇报现在手上一些项目的近期进度。于是我对自己的汇报过程进行了一次复盘,写下这篇文章,看看这里面是否能有你值得参考的地方。

第一步:可视化梳理

我先用便利贴在白板上把要汇报的项目进行了一轮梳理和分类。

便利贴比在excel表列清单的第一个优势在于,你可以随便移动便利贴,进行归类和排列。

如何专业地向你的领导做汇报? 

用便利贴梳理手头的工作

第二个优势就是,白板+便利贴的方式,便于你和同事一起交流,沟通进度和项目问题。每个人都可以在你的便利贴上更新自己的状态,或者做说明。因为大家都是站在白板面前,所以大家都不会犯困,所以很快就能得出结论,而不会扯东扯西,言之无物。

相关的灵感和步骤可以参考《视觉化你的会议》这个系列的书籍。你会发现原来团队开会和讨论可以这么高效和有趣。

第二步:SMART化任务

这件事情是什么?

符合SMART的原则嘛?

 如何专业地向你的领导做汇报?

SMART原则

(1)目标:一个任务如果你说不清楚到底要做哪些事情(范围),不做哪些事情(边界),这个任务很可能会失败。

(2)人:一件事情由一群人来负责的结果就是谁也不会负责。

(3)期限:领导跟你交代一件事情的时候,如果告诉你什么时候完成,你应该感到幸运。

我们很多时候接到的是上司的口头交代任务,这样就会遇到很大的麻烦,你不知道这件事情到底是不是紧急,重不重要,你也不知道什么时候做进度汇报比较好。

所以我遇到这种情况,一般都会设定一周的响应期限,也就是说,已经接下来的任务,要么一周之内做完,要么一周期限截止就进行进度反馈。这样你做的和领导想要的就能基本保持同一频率,不会偏差太远

第三步:站在对方的角度准备汇报

那怎么做汇报呢?

汇报的目的是为了让你的领导获取信息。

那如何让领导高效轻松获取你想要传达的信息呢?

(1) 站在对方的角度筛选

站在你自己的角度,你作为一个项目执行者,你当然知道项目的所有分支细节。

那领导需要知道所有的细节么?

《演说之禅》和《全新思维》都提到的“移情”就是让我们站在对方的角度去考虑如何表达才是最有效的。

所以如果你是你的领导,你希望看到什么?

(2)可视化

有句话说,做word不如做excel的,做excel不如做PPT。

当然并不是说word和excel不好,而是PPT更适合在会议上进行讲解演示。

我之前试过网页版的协同工具,比如Tower让老板随时可以知道我和我的团队的项目进度,后来发现其实他很少登录。

如何专业地向你的领导做汇报? 

协同工具Tower

是啊,作为一个领导,他怎么可能像项目成员一样,每天登录系统看项目进度和任务细节?!

后来我改变策略,每周我定期给他做汇报;如果他出差,我就把PPT拼接成长图,方便发微信给他。

可视化的目的只有一个,让他一目了然,快速看到自己感兴趣的点。万一我漏掉了,记录下来,下次汇报不断聚焦修正。

第四步:第一句话先说重点

你会说,我怎么知道我的领导想看什么呢?

这其实就像谈恋爱,这是一个慢慢摸索的过程。

他是视觉性人格嘛?还是听觉型的人格?

他喜欢用数据说话?还是喜欢举例子?

这些都是在日常的接触过程中你要去了解的。

但是不管是怎么样的性格,你做汇报的时候,有一个基本原则必须要遵守,那就是结构思考力。(李忠秋老师的《结构思考力》你可以参考)

举个栗子:

比如我要汇报下面这些内容,我可以这么说:

上海分公司的ERP部署已经启动了,5月中旬会结束。

ERP的短信提醒二次开发,我们已经进入内部测试阶段了,估计下个礼拜可以进行小范围的部门测试。···

如果我就这样干巴巴地讲,你听进去了多少?你记住了多少?

那如果将PPT做成这样呢?

将要将的事情分成三类:弱电一类,企业信息一类,ERP一类,然后对着三类分别进行汇报。

这样一来领导是不是看得明白,你也能说得明白了?

如何专业地向你的领导做汇报? 

IT-部门周报-W15

总结

我们其实并不只是在谈如何向领导汇报,我们是在谈人与人之间的高效沟通。

学会整理自己要表达的信息

站在对方的角度去筛选

不给对方添麻烦,增加信息获取的便利性

学会表达,先说重点,再结构化呈现

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